Privacy
Beleid

MEETTIN OFFICES & MEETING ROOMS

Privacybeleid

Algemeen

Dit privacybeleid van Meettin B.V. (hierna te noemen: Meettin, ons, wij), gevestigd te Naarden en kantoorhoudende te Amsterdamsestraatweg 5, Naarden, Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 71885714, heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door ons van onze klanten.

Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en wij dragen er zorg voor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en specifiek de Algemene Verordening Gegevensbescherming, worden behandeld. Hieronder leggen wij uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen hoe, en voor welke doeleinden we uw persoonsgegevens kunnen verwerken en aan wie uw persoonsgegevens doorgegeven kunnen worden. Verder bevat dit privacybeleid belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u daarom aan om dit beleid zorgvuldig door te lezen.

Persoonsgegevens

In het kader van onze diensten verzamelen wij persoonsgegevens van onze klanten, bezoekers van onze websites, abonnees, ontvangers van onze nieuwsbrieven, deelnemers aan evenementen, personen die telefonisch contact met ons opnemen, auteurs van onze kennisartikelen, personen genoemd in klantcases en eventueel op onze websites. Als persoonsgegevens gelden gegevens die kunnen worden gebruikt om de identiteit van een natuurlijk persoon te achterhalen.

Verwerking van persoonsgegevens

Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen. Meettin maakt daarbij onderscheid tussen (1) persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt en (2) en persoonsgegevens die om – o.m. technische redenen – automatisch aan ons worden doorgegeven. Onder persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt, zijn o.m. begrepen naam, contactgegevens, en andere gegevens die u aan ons heeft verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, wanneer u een formulier invult op onze website of telefonisch contact met ons opneemt. Daarnaast geldt dat bij het bezoeken van onze website automatisch enkele (technische) gegevens door uw apparatuur aan ons worden verstrekt zoals het door u gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetbrowser en in sommige gevallen de laatste internetpagina die u heeft bezocht.

Doeleinden en Grondslagen verwerking

Meettin verwerkt de persoonsgegevens op basis van vier grondslagen: hetzij (1) het gebruik van uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, hetzij (2) het gebruik van uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde, en (3) op basis van uw toestemming en een vierde, (4) de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting; om te kunnen voldoen aan juridische, fiscale of accounting vereisten.

De persoonsgegevens die Meettin verwerkt, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden.

Het anderszins verwerken van uw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover u Meettin daarvoor ondubbelzinnig toestemming heeft verleend. Die toestemming kan blijken uit het enkele feit dat u per e-mail of anderszins een vraag aan Meettin stelt, waarbij Meettin uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van de beantwoording van de vraag.

Uitgangspunten voor de verzameling van persoonsgegevens

Meettin past de volgende principes toe bij de verwerking van persoonsgegevens:

De Nieuwsbrief

De Nieuwsbrief wordt toegezonden aan alle abonnees van de Nieuwsbrief. Het abonneebestand bestaat uit personen die zich via de Website hebben aangemeld. Aanmelding via de Website geschiedt door middel van een zogenaamd double opt-in proces, dat wil zeggen dat u alleen als abonnee genoteerd wordt, wanneer u na aanmelding via de Website de instructies opvolgt die u vervolgens per e-mail worden toegezonden. Hierdoor wordt zeker gesteld dat alleen degene die beschikt over de betreffende mailbox zich kan abonneren op de Nieuwsbrief. Het is daarnaast mogelijk dat u als bestaande relatie of prospect van Meettin met uw toestemming aan het abonneebestand bent toegevoegd. U ontvangt hierover in dat geval een bericht. Daarnaast treft u onderaan iedere nieuwsbrief een hyperlink aan waarmee u zich eenvoudig kunt uitschrijven als abonnee van de Nieuwsbrief.

Gebruik van Google Analytics op de Website

De Website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wanneer u niet wilt dat uw websitebezoek wordt gemeten door Google Analytics, dan kunt u via de Analytics-website eenvoudig een tool downloaden waarmee Google Analytics wordt geblokkeerd. Door gebruik te maken van de Website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Opnemen van telefoongesprekken

In het geval van een telefonische verkoop, telefonisch contact met de klantenservice en in het kader van debiteurenbewaking, neemt Meettin telefoongesprekken op, tenzij u tijdens het gesprek daartegen bezwaar hebt gemaakt. De opname wordt gebruikt om de afspraken tussen u en Meettin te verifiëren. De opname kan bovendien worden gebruikt voor evaluatie- en trainingsdoeleinden, bijvoorbeeld om na te gaan of u op een correcte wijze te woord bent gestaan. Indien u het niet eens bent met Meettin’s interpretatie van de inhoud van het telefoongesprek, kunnen we u de mogelijkheid bieden om de opname te beluisteren of u een transcript daarvan te verstrekken. We behouden ons het recht voor om de kosten daarvan bij u in rekening te brengen.

Bewaartermijn van de gegevens

Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt (zoals beschreven in het hoofdstuk Doeleinden en Grondslagen Verwerking hierboven). Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij de persoonsgegevens voor langere perioden bewaren.

Persoonsgegevens Bewaartermijn
Gegevens om een account aan te maken op de website voor registratie of proefabonnement, in te schrijven op een nieuwsbrief, download van Kennisartikelen Maximaal 2 jaar na beëindiging
Gegevens voor het afnemen van een product of dienst (waaronder nummervermelding) Wettelijk termijn / 7 jaar
Website gebruikersdata Maximaal 1 jaar
Gegevens van sollicitanten Maximaal 4 weken na het beëindigen of afronden van de sollicitatieprocedure.
Beveiliging persoonsgegevens

Meettin heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om de elektronische en handmatige verwerking van uw persoonlijke gegevens te beschermen en misbruik te voorkomen, onderhevig aan wettelijke regelgeving. Denk hierbij aan maatregelen om onze website en informatie systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen, maar ook aan beveiliging van onze kantoorruimtes, informatiebeveiligingsbeleid en training van onze medewerkers. Transmissies over het internet zijn echter nooit volledig te beveiligen of vrij van fouten. We nemen echter gepaste technische en organisatorische maatregelen, passend bij de risico’s op misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste publicatie, wijzigingen of vernietiging van persoonlijke gegevens en om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij dragen er ook zorg voor dat derde partijen en gelieerde ondernemingen die persoonlijke gegevens verwerken namens Meettin adequate beveiliging in acht nemen en werken volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.

Datalekken

Gegevens worden door Meettin bewaard in een cloud based, beveiligd elektronisch informatiesysteem dat toegankelijk is via beveiligde devices via een beveiligde ICT omgeving om u te kunnen voorzien van gewenste informatie en services. Geschikte technische en fysieke maatregelen worden door Meettin genomen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens door onbevoegde organisaties, openbaring of verwerking. Het gehanteerde informatie systeem is beveiligd ter voorkoming van het verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaring, verandering of beschadiging van de informatie onder ons beheer. Indien het onverhoopt voorkomt dat Meettin per ongeluk of opzettelijk uw persoonsgegevens verliest of dat uw persoonsgegevens in handen komen van derden die daartoe niet bevoegd zijn, dan is er sprake van een datalek. De Functionaris Gegevensbescherming van Meettin zal dit datalek binnen 72 uur vanaf het moment dat Meettin het datalek heeft ontdekt digitaal melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Gemeld zal worden: wat de aard is van de inbreuk, welke instanties of personen kunnen worden geraadpleegd om meer informatie te verkrijgen over de inbreuk, welke maatregelen worden aanbevolen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken, wat de inbreuk mogelijk voor gevolgen heeft, welke maatregelen door Meettin zijn genomen of voorstelt om deze gevolgen te verhelpen. Indien het lek een hoog risico betekent voor de persoon/personen in kwestie dan worden deze door Meettin op de hoogte gesteld. Een datalek wordt door Meettin intern ook gedocumenteerd in het ‘datalek register’ om ervan te leren en maatregelen te kunnen treffen om een dergelijk datalek in de toekomst te kunnen voorkomen. We hebben de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verstrekking aan derden

Wij delen uw persoonsgegevens soms met derden, zoals dienstverleners die wij contracteren (bijvoorbeeld IT dienstverleners of marketingbureaus), mailinghuizen, toeleveranciers van producten of diensten die u bij ons koopt en adverteerders. Wij delen uw persoonsgegevens binnen onze eigen organisatie. Ook leveren wij contactgegevens van bedrijven aan derden teneinde hun online vindbaarheid te verbeteren. In de meeste gevallen delen wij uw persoonsgegevens met derde partijen die zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte (EER). In een enkel geval delen wij uw persoonsgegevens met derde partijen die zijn gevestigd buiten de EER. In deze gevallen hebben wij passende waarborgen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens rechtmatig en veilig kunnen worden doorgegeven. Wij zorgen ervoor dat er, indien van toepassing, passende maatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden met wie wij geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten (waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd).

Vragen en rechten omtrent persoonsgegevens

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Meettin, of indien u inzage wenst in, een wijziging of aanvulling, dan wel verwijdering wenst van uw persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen. Om uw identiteit te controleren is een kopie van uw identiteitskaart of rijbewijs vereist. U moet hierbij uw BSN-nummer en pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te zetten dat het om een kopie gaat. Dit doet u gemakkelijk via de site van de Rijksoverheid. De kopie zullen wij na controle van uw identiteit vernietigen. Daarnaast hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door Meettin.